Проекты

Краткое описание

Проект направлен на оптимизацию процесса работы с входящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными документами, недокументируемыми задачами и распоряжениями руководителя образовательного учреждения и руководителей различного уровня при осуществлении взаимодействия со студентами (в том числе сиротами) на базе Курского государственного политехнического колледжа. Ежегодно в колледж извне поступает более 3-х тысяч документов. Помимо
этого, руководителями различного уровня формируется порядка 2,5 тысяч внутренних задач и распоряжений.
Обработка указанных документов, обмен информацией по их исполнению осуществляется в традиционном
(ручном) режиме на бумажных носителях. В структуру колледжа входят 5 территориально удаленных друг от друга
образовательных площадок – 4 в г. Курск и 1 в г. Курчатов Курской области. Действующая система обработки
организационно-распорядительных документов предусматривает высокую трудоемкость (ручной труд,
неэффективная система контроля, вовлечение непрофильных специалистов) и ресурсоемкость процесса (затраты на
бумагу, содержание копировальной техники, транспортные расходы на доставку корреспонденции). Время
протекания процесса отчетности по поручениям в колледже, согласно проведенному хронометражу, составляет 114
мин. В целях повышения эффективности работы с входящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными документами, недокументируемыми задачами, упрощения взаимодействия с обучающимися колледжа ( в том числе и детьми-сиротами). принято решение о внедрении программного продукта «Электронный колледж».
К его разработке будут привлечены преподаватели и обучающиеся отделения информатики и вычислительной
техники (в том числе победители чемпионатов профессионального мастерства – чемпионатов «Молодые
профессионалы» (WorldSkills Russia). Основной задачей программного продукта является автоматизация учета
обработки входящих и внутренних документов колледжа с возможностью определения ответственных
исполнителей/групп исполнителей, установки сроков исполнения, ведения аналитики. Ожидаемый эффект: -
объединение в систему «Электронный колледж» всех образовательных площадок колледжа; - увеличение скорости
обработки документов; - сокращение трудозатрат персонала на процесс обработки документов; - сокращение
рисков, связанных с несвоевременной обработкой документов; - повышение ответственности работников за
выполнение поручений; - высвобождение времени работников для исполнения основных должностных
обязанностей; - снижение количества ошибок при выполнении поручений; - снижение затрат на использование
бумаги, офисной техники, логистических расходов; - возможность формирования электронного архива колледжа.
Для обеспечения использования программного продукта «Электронный колледж» на всех образовательных
площадках в рамках реализации данного проекта планируется приобретение, установка, настройка сетевого
оборудования, серверной операционной системы, создание и настройка виртуальной машины.

Цель

1. Формирование философии бережливого отношения к материальным и нематериальным ресурсам колледжа у обучающихся ( в том числе детей-сирот) и сотрудников Колледжа
2. Повышение уровня удовлетворенности субъектов/участников характеристиками процесса
3. Снижение затрат на использование бумаги, офисной техники, логистических расходов
4. Вовлечение преподавателей и обучающихся колледжа в проектную деятельность, направленную на оптимизацию внутренних организационных и управленческих процессов учреждения, изучение и практическое применение методов и инструментов бережливого производства в ходе реализации проекта

Задачи

1. Разработка, тестирование и внедрение программного продукта
2. Осуществление мониторинга удовлетворенности работников скоростью и качеством протекания процесса
3. Практическое применение методов и инструментов бережливого производства в ходе реализации проекта, стимулирование проектной деятельности среди обучающихся ОБПОУ КГПК ( в том числе среди детей-сирот) в направлении оптимизации процессов цифровизации и развития дистанционных форм образования

Обоснование социальной значимости

Внедрение программного продукта может иметь значительную социальную значимость кака для сотрудников колледжа, так и для обучающихся ( в том числе детей-сирот).
1. Улучшение доступности услуг: программный продукт предоставляет доступ к важным услугам или информации и его внедрение может улучшить доступность для широкой аудитории. Взаимодействия между преподавателями и обучающимися становится более оперативным при наименьших затратах ресурсов. При этом, чтобы получить необходимый документ, обучающему колледжа нет необходимости ехать из отдаленной деревни, чтобы, например, заказать справку. Он теперь может сделать это дистанционно.
2. Повышение эффективности и производительности: Программные продукты могут помочь автоматизировать сложные процессы, оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность. Это может привести к экономии времени и ресурсов, что положительно сказывается на обществе в целом.
Среди обучающихся ОБПОУ КГПК был проведен опрос о необходимости внедрения программного продукта, позволяющего оптимизировать внутреннее взаимодействие в колледже. Анализ результатов позволил сделать вывод о том, что большинство студентов, в том числе и дети-сироты, видят необходимость в цифровизации процессов, реализуемых в колледже, внедрение данного программного продукта является только начальным этапом этого процесса. В дальнейшем систему "электронный колледж" можно дорабатывать и совершенствовать. Она может обрасти новыми возможностями по потребностям обучающихся и преподавателей колледжа.

География проекта

город Курск

Целевые группы

1. Обучающиеся Курского государственного политехнического колледжа
2. Преподаватели и административный персонал Курского государственного политехнического колледжа